Use Cases priorisieren und Wirtschaftlichkeit sichern

Das Use-Case-Problem

Die meisten Unternehmen haben kein Ideenproblem – sie haben ein Priorisierungsproblem. Workshops produzieren Dutzende möglicher Anwendungsfälle. Die Herausforderung besteht darin, diejenigen zu identifizieren, die tatsächlich Wert schaffen, technisch umsetzbar und organisatorisch tragbar sind. Ein strukturierter Auswahlprozess ist daher kein Nice-to-have, sondern erfolgskritisch. Ohne ihn werden Ressourcen auf Projekte verteilt, die zwar technisch möglich, aber wirtschaftlich irrelevant sind.

Der Trichterprozess: Fünf Phasen der Auswahl

Die Identifikation potenzieller GenAI-Anwendungsfälle erfolgt im Rahmen strukturierter Ideengenerierungsprozesse. Workshops, die Analyse branchenspezifischer Best Practices und interner Prozesse helfen, ein breites Spektrum zu erfassen. Dabei ist ein explorativer Ansatz zentral: relevante Anwendungsfälle entstehen häufig im operativen Geschäft, nicht im Innovationslabor. In der Vorauswertung werden die identifizierten Anwendungsfälle hinsichtlich Problemstellung, Zielsetzung und funktionaler Anforderungen analysiert.

Nutzergruppen werden definiert, Nutzen und Aufwand systematisch bewertet. Ethische und datenschutzrechtliche Anforderungen sind integraler Bestandteil. Für priorisierte Anwendungsfälle werden pragmatische Business Cases erstellt. Das daraus abgeleitete Portfolio ermöglicht eine effiziente Ressourcenzuweisung und fördert eine beschleunigte Umsetzung.

Pilotierung: Lernen vor dem Skalieren

Die Pilotierung evaluiert die Praxistauglichkeit unter realen Bedingungen. Hierbei wird ein Prototyp entwickelt, um Design, Funktionalität und Machbarkeit zu prüfen. Frühzeitiges Stakeholder-Feedback unterstützt die Identifikation von Defiziten und reduziert Entwicklungsrisiken. Entscheidend ist die strukturierte Umsetzung: Zieldefinition, Projektvorbereitung, technische Umsetzung, Evaluation und Rollout-Entscheidung. Nach erfolgreicher Pilotierung folgt die Implementierung, die flexibel und iterativ bleibt, um auf neue Anforderungen reagieren zu können. Gesamtheitliche Kostenbetrachtung Aufgrund der dynamischen Entwicklung von KI-Modellen und -Technologien empfiehlt es sich, frühzeitig eine umfassende Kostenbetrachtung durchzuführen. Dazu gehören Lizenzierung, Preismodelle, Betriebsmodelle und der Reifegrad der Lösung. Neben den Implementierungskosten sollten auch langfristige Betriebskosten und potenzielle Ablösekosten berücksichtigt werden. Ein häufiger Fehler: Die Konzentration auf Technologiekosten bei gleichzeitiger Unterschätzung des Aufwands für Change-Management, Schulung und organisatorische Anpassung. Die wirtschaftliche Bewertung muss das Gesamtbild abbilden.

Fazit

Use-Case-Priorisierung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein iterativer Prozess mit regelmäßigen Feedbackschleifen. Wer systematisch vorgeht, vermeidet Streuverluste und baut ein Portfolio auf, das skalierungsfähig ist. Im nächsten Teil geht es um das Operating Model und die organisatorische Verankerung.