Verwaltung

Intake Agent

Der Widerspruch war zweimal erfasst und zwei Wochen unterwegs. Fachlich gelesen hat ihn niemand.

Strukturiert Posteingänge und verteilt Vorgänge automatisch an zuständige Stellen.

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Der teuerste Eingang ist der, der im falschen Sachgebiet landet.

Ein Widerspruch geht ins Sozialamt statt in die Wohngeldstelle. Der Eingangsstempel bleibt stehen, die Frist läuft weiter, und der Vorgang geht denselben Weg zurück.

1falsche ZuordnungEin Widerspruch gegen einen Wohngeldbescheid geht in den Postkorb des Sozialamts.

2WeiterleitungenDas Sozialamt gibt die Akte an die Poststelle zurück, die Poststelle trägt sie in die Wohngeldstelle.

2FristenDer Eingangsstempel vom 3. August bleibt stehen. Rechtsbehelfsfrist und Frist für die Abhilfeprüfung laufen währenddessen weiter.

14Tage ohne fachliche LektüreErst am 17. August liest die Wohngeldstelle den Widerspruch zum ersten Mal fachlich. Zwei Wochen der Monatsfrist sind vorher verbraucht.

Die 14 Tage ohne fachliche Lektüre schrumpfen auf einen, sobald der Scan sein Sachgebiet trägt: bis zu 70% weniger manueller Routing-Aufwand.

Bis zu 70% weniger manueller Routing-Aufwand ist die hinterlegte Kennzahl. Der falsch zugeordnete Widerspruch ist ein Beispiel aus dem Alltag einer Poststelle.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Am Tageseingang bestimmt der Agent Dokumentart und zuständiges Sachgebiet. Ob ein Widerspruch begründet ist, prüft das Fachamt.

Eingänge klassifizieren

Der Agent liest den Tagesstapel und die Funktionspostfächer. Er bestimmt zu jedem Eingang die Dokumentart und sucht das Aktenzeichen.

Tagesstapel mit 240 Scans in 18 Dokumentarten

Vorgänge priorisieren

Der Agent erkennt fristgebundene Eingänge und zieht sie nach vorn. Er nennt zu jedem die verbleibende Frist.

9 fristgebundene Eingänge, kürzeste Restfrist 6 Tage

Zuständiges Sachgebiet vorschlagen

Der Agent schlägt je Eingang das Sachgebiet aus dem Organisationsplan vor. Unklare Fälle legt er der Poststelle gesondert vor.

Weiterleitungsvorschlag Az. 50-2026-3391 an die Wohngeldstelle

Was der Agent nicht tut.

Er entscheidet keinen Vorgang.

Er sortiert und übergibt. Die fachliche Prüfung beginnt im zuständigen Amt.

Ob ein Widerspruch Aussicht auf Erfolg hat, sagt er nicht.

Er erkennt Dokumentart, Aktenzeichen und laufende Frist. Die Abhilfeprüfung macht die Wohngeldstelle.

Eine Mail an das persönliche Postfach einer Sachbearbeiterin erreicht ihn nicht.

Er liest den Tagesstapel aus der Scanerfassung und die angebundenen Funktionspostfächer. Ein Widerspruch, der daneben in einem persönlichen Postfach liegt, steht in keiner Verteilliste.

Angebundene Systeme

Scan- und Erfassungssystem
E-Akte
Fachverfahren der Ämter

Betrieb

BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
Zuständige StellenPoststelle, Servicecenter

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der Intake Agent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „bis zu 70% weniger manueller Routing-Aufwand“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.