Ordnet geringwertige Beschaffungen nach der Wertgrenze ein, dort, wo Unterschwellenrecht gilt.
In Deutschland entwickelt · Betrieb in der EU oder im eigenen Haus
Gemeinsam umgesetzt mit
Souveränes Hosting in Deutschland, single-tenant ab dem ersten Nutzer.
Recht, Steuern und Compliance für den rechtssicheren Einsatz.
Beratung und Umsetzung für die öffentliche Hand, vom KI-Readiness-Assessment an.
Ein Fachamt meldet einen geringwertigen Bedarf und erwartet eine Bestellung. Die Beschaffung muss vorher klären, ob dieser Bedarf mit gleichartigen Abrufen des Jahres zusammenzurechnen ist und welche Wertgrenze dann gilt.
Aus einer Bestellung über 780 Euro wird ein Vergabevermerk, sobald vier gleichartige Abrufe desselben Haushaltsjahres dazukommen. Für die 45% weniger Prüfaufwand aus dem Datenblatt zählt allein, dass die Warengruppensumme vor der Bestellung auf dem Tisch liegt.
Die 45% stehen als Kennzahl im Steckbrief dieses Agenten. Die Beträge und Stückzahlen der Kette sind ein Beispielfall, kein Messwert aus Ihrem Haus.
Der Agent liest die Bedarfsmeldung und sucht im Beschaffungssystem und in der Vertragsdatenbank nach gleichartigen Abrufen des laufenden Jahres. Er nennt die Warengruppe und die Summe, die für die Wertgrenze zählt.
Warengruppenauszug mit 5 Abrufen aus dem BeschaffungssystemDer Agent ordnet den Vorgang der geltenden Wertgrenze zu und schlägt den Verfahrensweg vor. Zu jedem Vorschlag nennt er die Fundstelle im Unterschwellenrecht.
Vorschlagsblatt mit 3 Verfahrenswegen und je einer FundstelleDer Agent füllt den Vermerk mit den Feldern, die die Vergabeakte verlangt. Felder ohne Deckung im Vorgang markiert er, statt sie zu füllen.
Vermerk_Kleinbeschaffung_BM-2026-0412.docx mit 2 markierten LeerfeldernDer Vorschlag liegt mit Fundstelle daneben, gezeichnet wird der Vergabevermerk von der Einkaufsfachkraft. Die Bedarfsmeldung BM-2026-0412 bleibt bis dahin im Beschaffungssystem liegen.
Zur Angemessenheit der 780 Euro für die Büromöbel sagt er nichts. Er liefert die Warengruppe, die fünf Abrufe und die Jahressumme von 5.940 Euro, den Preis beurteilt das anfordernde Grünflächenamt.
Die fünf Abrufe zieht er aus Beschaffungssystem, Vertragsdatenbank und Rechnungsworkflow. Ein sechster Stuhl, den ein Sachgebiet per Mail beim Lieferanten bestellt und als Beleg abgeheftet hat, fehlt in den 5.940 Euro.
Angebundene Systeme
Betrieb
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
