Verwaltung

Losbildung Assistent

Der Losverzicht fällt in zehn Minuten. Seine Begründung sucht ein Anwalt ein halbes Jahr später in der Akte.

Legt den Zielkonflikt zwischen Losvergabe und Bündelung offen und benennt, was zu begründen ist.

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Ein Satz in der Besprechung muss ein halbes Jahr später die Akte tragen.

Ein Bedarf wird zu einem Gesamtauftrag gebündelt, weil das im Betrieb einfacher ist. Wird die Vergabe gerügt, zählt allein, was zum Zeitpunkt der Entscheidung schriftlich in der Vergabeakte stand.

1BündelungVier Schulen werden in einem Gesamtauftrag zusammengefasst.

3GründeWirtschaftlichkeit, Technik und Termin müssen jeder für sich getragen werden.

2AdressatenDer Vermerk muss der Rüge und der Rechnungsprüfung standhalten.

6BelegstellenDrei Gründe mal zwei Adressaten ergeben sechs Stellen, die die Akte tragen muss.

Sechs Belegstellen entstehen in einer Besprechung von zehn Minuten. Werden sie dort festgehalten, entfallen 40% der späteren Begründungsarbeit.

Die 40% sind die Kennzahl aus dem Steckbrief dieses Assistenten. Aktenzeichen und Losanzahl im Beispiel sind zur Veranschaulichung gesetzt.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Über die Tragfähigkeit eines Losverzichtsgrundes urteilt das Rechtsamt, der Assistent weist nur nach, wo der Grund in der Vergabeakte steht.

Zielkonflikt darstellen

Der Assistent liest die Bedarfsbeschreibung und benennt die abgrenzbaren Fachlose. Daneben stellt er die Gründe, die für den Gesamtauftrag genannt wurden.

Bedarfsbeschreibung EG-2026-07 mit 4 abgrenzbaren Fachlosen

Begründungsbedarf benennen

Der Assistent prüft je Grund, ob ein Beleg in der Vergabeakte liegt. Gründe ohne Beleg markiert er als offen und sagt, welches Dokument fehlt.

Gegenüberstellung mit 3 Begründungssträngen, davon 1 ohne Beleg

Aktenvermerk vorbereiten

Der Assistent entwirft den Vermerk zum Losverzicht in der Gliederung, die die Vergabeakte verlangt. Offene Stellen lässt er sichtbar offen.

Vermerk_Losverzicht_EG-2026-07.docx mit 2 offenen Feldern

Was der Assistent nicht tut.

Er entscheidet über die Aufteilung in Lose nicht.

Er legt den Zielkonflikt offen und benennt den Begründungsbedarf. Die Entscheidung trifft das Vergabemanagement.

Er bewertet, ob ein Grund vor der Vergabekammer trägt, nicht.

Er prüft, ob ein genannter Grund in der Akte belegt ist. Die Tragfähigkeit beurteilt das Rechtsamt.

Er sieht das Protokoll der Bedarfsbesprechung im Schulverwaltungsamt nicht.

Dort ist der Termingrund zuerst genannt worden. Solange die Notiz im Amt bleibt und nicht in der Vergabeakte liegt, führt er diesen Strang als unbelegt.

Angebundene Systeme

Vergabeakte
Vergabeplattform
Rechtsdatenbank

Betrieb

BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
Zuständige StellenVergabestelle, Einkaufsgemeinschaft

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der Losbildung Assistent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Assistent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „40% weniger Begründungsaufwand“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.