Pflichtinhalte abgleichen
Der Agent liest den Vermerk aus dem DMS und geht die vorgeschriebenen Mindestinhalte einzeln durch. Zu jedem Punkt nennt er die Fundstelle im Dokument.
Vergabevermerk_VOB-2026-233.pdf, 11 Seiten, 14 geprüfte PflichtinhalteGeschrieben wird der Vermerk am Ende. Gelesen wird er, wenn niemand mehr weiß, wie gewertet wurde.
Prüft Vergabevermerke gegen die gesetzlich abschließend aufgezählten Pflichtinhalte.
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Ein fehlender Absatz im Vermerk kostet drei Aktenrunden.
Der Vergabevermerk entsteht am Ende des Verfahrens und wandert ohne weitere Sicht ins DMS. Erst die Rechnungsprüfung stellt fest, dass ein Pflichtinhalt fehlt, und dann muss er aus Erinnerung und Nebenakten wieder zusammengetragen werden.
1fehlender PflichtinhaltDie Begründung der Wertungsentscheidung fehlt im Vermerk.
2PrüfstellenVergabestelle und Rechnungsprüfung stoßen unabhängig voneinander darauf.
6Monate AbstandBis zur Prüfung sind die Beteiligten im nächsten Verfahren.
8Arbeitstage NacharbeitBis der fehlende Absatz belegt und der Vermerk neu gezeichnet ist, vergehen acht Arbeitstage.
Die Rechnungsprüfung findet den fehlenden Absatz erst nach sechs Monaten, dann sind acht Arbeitstage Nacharbeit daraus geworden. Derselbe Fund vor der Ablage kostet eine Zeile in der Prüfliste, bis zu 50% weniger Prüfaufwand.
Der Wert bis zu 50% steht als Kennzahl im Steckbrief dieses Agenten. Die Anzahl der Pflichtinhalte und das Aktenzeichen im Beispiel sind gesetzt, um die Prüfliste zu zeigen.
Drei Schritte durch den Vorgang.
Pflichtinhalt für Pflichtinhalt geht der Agent den Vermerk durch, über die Richtigkeit der Wertungsentscheidung sagt er nichts.
Lücken benennen
Der Agent listet die Punkte auf, zu denen im Vermerk nichts steht oder auf eine Anlage verwiesen wird, die in der Vergabeakte fehlt. Er benennt das fehlende Dokument beim Namen.
Fehlliste mit 3 offenen Punkten und 1 fehlender AnlagePrüfliste erzeugen
Der Agent erzeugt die Prüfliste in der Form, die der Prüfworkflow annimmt. Jeder offene Punkt bekommt eine Zeile und einen Verweis auf die Fundstelle.
Pruefliste_VOB-2026-233.docx mit 3 Zeilen und SeitenverweisenWas der Agent nicht tut.
Er zeichnet den Vermerk nicht.
Er legt eine Prüfliste vor. Ergänzt und gezeichnet wird der Vermerk in der Vergabestelle.
Er bewertet die Richtigkeit der Wertungsentscheidung nicht.
Er prüft, ob die Begründung im Vermerk steht. Ob sie fachlich zutrifft, beurteilen Vergabestelle und Rechtsamt.
Die Bewertungsmatrix der Angebotswertung kennt er nicht.
Sie trägt die Punktvergabe zum Kriterium Konzept, liegt aber im Postfach der Sachbearbeitung. Bis sie in der Vergabeakte abgelegt ist, führt er diesen Pflichtinhalt als offen.
Angebundene Systeme
- Dokumentenmanagementsystem
- Vergabeakte
- Vergabemanagementsystem
Betrieb
- BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
- VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
- Zuständige StellenVergabestelle, Rechnungsprüfung
Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.
Wie schnell ist der Vergabevermerk Agent einsatzbereit?
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Woher kommt die Angabe „bis zu 50% weniger Prüfaufwand“?
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
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