Prozessautomatisierung mit KI und Mitarbeiter: Eine Balance finden

Die Herausforderung der digitalen Transformation

In der sich rasant wandelnden Unternehmenswelt steht der deutsche Mittelstand vor der Herausforderung, den Technologieeinsatz zu optimieren und gleichzeitig die Fähigkeiten der Mitarbeitenden gezielt weiterzuentwickeln. Automatisierungsprozesse, insbesondere durch Künstliche Intelligenz (KI), bieten enorme Chancen für Effizienzgewinne, doch ein mangelndes Kompetenzmanagement führt oft zu Ängsten und Unsicherheiten unter den Beschäftigten.

Wie kann eine Balance zwischen technologischen Fortschritten und den Bedürfnissen der Belegschaft gefunden werden?

Wie gelingt es, Technologien zu optimieren, ohne die Mitarbeitenden aus den Augen zu verlieren?

Die Prozessautomatisierung mit Künstlicher Intelligenz (KI) verspricht eine Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit, erfordert jedoch auch eine sorgfältige Mensch-Maschine Balance. Diese Transformation beeinflusst nicht nur die Arbeitsweise und Arbeitsprozesse, sondern auch die gesamte Unternehmenskultur. Eine Studie von Deloitte zeigt, dass bereits 63 Prozent der befragten Führungskräfte KI als „sehr“ oder „entscheidend“ wichtig für den Geschäftserfolg ansehen – eine Zahl, die innerhalb von zwei Jahren voraussichtlich auf 81 Prozent ansteigen wird. 

Treiber und Motivation hinter der Prozessautomatisierung mit KI

Warum setzen Unternehmen auf Prozessautomatisierung? 

Die Motivation hinter der Einführung von Prozessautomatisierung liegt oft in der Geschäftsprozessoptimierung und der Steigerung der Produktivität. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern stärkt auch die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden, da sie mehr Autonomie in ihren Aufgaben erleben. Diese Autonomie und die damit einhergehende Verantwortung tragen wesentlich zu einer höheren Arbeitszufriedenheit bei, indem Mitarbeitende ihre Fähigkeiten effektiver einsetzen können. Unternehmen streben danach, ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Die Integration von KI-Technologien in Unternehmensprozesse ermöglicht es, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Mitarbeiter für kreativere und strategischere Aufgaben freizusetzen.

Vorteile für Unternehmen durch Prozessautomatisierung mit KI

Die Prozessautomatisierung bringt klare betriebswirtschaftliche Vorteile mit sich. Indem Routineaufgaben automatisiert werden, können Unternehmen ihre Effizienz steigern und gleichzeitig Kosten senken. Stellen Sie sich ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen vor, in dem täglich zahlreiche Bestellungen von Ersatzteilen manuell bearbeitet werden müssen. Eine KI-gestützte Automatisierung kann diesen Prozess erheblich beschleunigen, indem Bestellungen direkt aus dem System generiert und weitergeleitet werden, ohne dass ein Mitarbeiter jedes Detail prüfen muss. Der Vertriebsmitarbeiter, der vorher stundenlang mit der Bearbeitung von Bestellungen beschäftigt war, kann sich nun auf den Ausbau von Kundenbeziehungen konzentrieren und maßgeschneiderte Angebote entwickeln – Aktivitäten, die direkt zum Geschäftserfolg beitragen.Ähnlich lässt sich dies auf das Personalwesen übertragen: Anstatt, dass ein HR-Mitarbeiter unzählige Bewerbungsunterlagen manuell sortiert, kann eine KI-Lösung qualifizierte Kandidaten basierend auf vordefinierten Kriterien automatisch filtern und so den Auswahlprozess erheblich verkürzen. 

Laut einer Deloitte-Studie sehen mehr als zwei Drittel der Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen durch den Einsatz von KI-Lösungen. Automatisierungstechnologien reduzieren dabei nicht nur menschliche Fehler, sondern beschleunigen auch die Abläufe, was zu einer verbesserten Prozessqualität führt. Diese Effizienzgewinne sind besonders in stark standardisierten und wiederholenden Aufgaben spürbar und tragen zur Wettbewerbsvorteilssicherung bei.

Positive Effekte der Automatisierung auf die Mitarbeitenden und der vermeindliche Fachkräftemangel

Oft wird der Begriff „Fachkräftemangel“ in Unternehmen angeführt, wenn es um die Einführung von Automatisierung und KI geht. Doch die eigentliche Herausforderung liegt oft nicht im Mangel an qualifizierten Mitarbeitenden, sondern im fehlenden Management ihrer Kompetenzen. Neben den betriebswirtschaftlichen Vorteilen gibt es auch signifikante Effekte auf die Mitarbeitenden. Die Automatisierung bietet ihnen die Chance, sich von monotonen Aufgaben zu lösen und sich auf anspruchsvollere, strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies fördert nicht nur ihre Eigenverantwortung, sondern auch ihre berufliche Weiterentwicklung. Durch die neu gewonnene Autonomie können Mitarbeitende ihre Kompetenzen ausbauen, was zu einer erhöhten Zufriedenheit und einem stärkeren beruflichen Engagement führt. Die Kombination aus weniger Belastung durch repetitive Aufgaben und der Möglichkeit, wertschöpfende Tätigkeiten zu übernehmen, sorgt für ein produktiveres und motivierteres Arbeitsumfeld.

Nehmen wir als Beispiel einen Marketingmitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen, der bisher wöchentlich manuelle Reports für seine Kampagnen erstellen musste. Durch die Automatisierung dieses Prozesses mit einer KI-basierten Analyseplattform werden die Daten nun in Echtzeit ausgewertet und visualisiert. Anstatt stundenlang Tabellen zu durchforsten, kann er sich nun auf die Entwicklung kreativer Kampagnen und die Optimierung der Kundenansprache konzentrieren. Diese Verlagerung von monotonen Aufgaben hin zu wertschöpfenden Tätigkeiten fördert seine berufliche Weiterentwicklung und erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit.

Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit

Während die Automatisierung auf der einen Seite Erleichterung und neue Entwicklungsmöglichkeiten schafft, können auf der anderen Seite Ängste entstehen, vor allem in stark automatisierten Umgebungen. Mitarbeitende könnten unsicher werden, ob ihre Position langfristig sicher ist oder ob sie mit den neuen Technologien Schritt halten können. Diese sogenannten Technologieängste sind ein entscheidender Faktor, der die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen kann.

Ein gutes Beispiel wäre ein Unternehmen aus dem Einzelhandel, das seine Lagerprozesse automatisiert und gleichzeitig gezielte Schulungen für seine Lagerarbeiter anbietet. Diese Schulungen könnten ihnen beibringen, wie sie die neuen Systeme bedienen und sogar weiterführende Aufgaben wie die Analyse von Lagerbeständen übernehmen können. So fühlen sich die Mitarbeitenden nicht nur sicherer, sondern auch wertgeschätzt, da sie aktiv in den Wandel eingebunden werden.

Um solchen Unsicherheiten entgegenzuwirken, ist es notwendig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden aktiv in den Automatisierungsprozess einbinden und sie durch gezielte Schulungen auf die neuen Anforderungen vorbereiten. So kann das Vertrauen gestärkt und die Angst vor Arbeitsplatzverlust reduziert werden. Eine unterstützende Unternehmenskultur, die Weiterbildungsmöglichkeiten und klare Kommunikation bietet, trägt entscheidend dazu bei, dass Mitarbeitende die Automatisierung als Chance und nicht als Bedrohung wahrnehmen

Blick in die Zukunft: Arbeit im Zeitalter der Automatisierung

Die Zukunft der Arbeit wird stark von der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung geprägt sein. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass sich nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch ganze Jobprofile verändern werden. Die Fähigkeit zur kontinuierlichen Anpassung und Weiterentwicklung wird sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Prozessautomatisierung wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch neue Möglichkeiten für Innovation und Wertschöpfung eröffnen.

Ganzheitliche Organisationsentwicklung als Schlüssel zum Erfolg

Um die Vorteile der Automatisierung langfristig zu sichern, bedarf es einer ganzheitlichen Organisationsentwicklung. Dies erfordert eine Überprüfung und Anpassung bestehender Strukturen und Prozesse, damit die neuen Technologien effektiv genutzt werden können. Dabei geht es nicht nur um die technischen Aspekte, sondern auch um die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen verteilt werden. Agilität und Lernfähigkeit sind entscheidende Eigenschaften, die es Unternehmen ermöglichen, die Chancen der Automatisierung optimal zu nutzen und gleichzeitig den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Das Change Management spielt hierbei eine zentrale Rolle, da es die Planung und Umsetzung der Automatisierungsstrategie unterstützt und sicherstellt, dass sowohl Potenziale als auch mögliche Risiken für Unternehmen und Mitarbeitende sorgfältig abgewogen werden.

Fazit

Der Mittelstand steht dabei vor der Aufgabe, nicht den Fachkräftemangel zu beheben, sondern die vorhandenen Kompetenzen gezielt zu managen. Eine erfolgreiche Transformation gelingt nur, wenn Technologie und Mensch als komplementäre Kräfte verstanden werden. Durch eine ganzheitliche Strategie, die Schulungen, Transparenz und partizipative Ansätze beinhaltet, können Unternehmen die Vorteile der Automatisierung nutzen und gleichzeitig ein positives, produktives Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeitenden schaffen.

Die Modernisierung durch Prozessoptimierung mittels Automatisierung bietet Unternehmen die Chance, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und sich für die Herausforderungen der Zukunft zu rüsten. Gleichzeitig erfordert sie ein sensibles Vorgehen, um die Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen. Eine erfolgreiche Transformation gelingt nur, wenn Technologie und Mensch als komplementäre Kräfte verstanden werden.Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Balance zwischen Prozessautomatisierung und menschlicher Arbeit eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen in den kommenden Jahren sein wird. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer durchdachten Strategie, die technologische Innovation mit menschenzentrierter Unternehmensführung verbindet. Nur so können Unternehmen die Vorteile der Automatisierung nutzen und gleichzeitig ein positives und produktives Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter schaffen.

Dieser Artikel ist der erste in einer dreiteiligen Serie. Die folgenden Artikel werden sich darauf konzentrieren, was insbesondere bei KMUs beachtet werden muss und welche Strategien man bei komplexen Geschäftsprozessen anwenden kann. Diese Beiträge erscheinen in den kommenden Tagen und bieten vertiefende Einblicke in die Integration von KI-Technologien in mittelständische Unternehmensprozesse.