Portfolioauskunft geben
Der Agent liest die Anfrage aus dem Mitgliederportal und ordnet sie einer Warengruppe zu. Er prüft, ob das Mitglied für diese Verträge abrufberechtigt ist.
Ticket MP-2026-3182, Warengruppe BüromöbelDer Erstkontakt ist das Geschäft. Er kostet die Zeit, die in keiner Übersicht der Rahmenverträge steckt.
Gibt Mitgliedern Auskunft über abrufbare Verträge und weist Bestandsgrenzen aus.
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Eine Frage nach einer Warengruppe bindet die Mitgliedsbetreuung über Tage.
Ein Mitglied fragt über das Portal nach abrufbaren Bürodrehstühlen. Die Auskunft verlangt drei Vertragsrecherchen, zwei Rückrufe und einen Blick auf die Bestandsgrenze, bevor überhaupt eine Zahl genannt wird.
1Anfrage eines MitgliedsEin Klinikverbund fragt über das Mitgliederportal nach abrufbaren Bürodrehstühlen.
1WarengruppeDie Frage gehört zur Warengruppe Büromöbel, im Ticket steht diese Zuordnung nicht.
3hinterlegte RahmenverträgeDrei Verträge dieser Warengruppe kommen infrage, zwei davon haben eine Bestandsgrenze.
2BestandsgrenzenZwei der drei Verträge sind mengenbegrenzt, das ist vor jeder Zusage einzeln nachzusehen.
Eine Frage nach Bürodrehstühlen zieht drei Vertragsrecherchen und zwei Bestandsgrenzen nach sich, bevor die Mitgliedsbetreuung überhaupt antwortet. Aus dem angebundenen Bestand steht dieselbe Auskunft in einem Zug, und der Erstkontakt kostet 50% weniger Zeit.
Die Kette folgt dem Ablauf einer Portfolioanfrage im Mitgliederportal. Die Prozentangabe ist die Kennzahl aus dem Steckbrief dieses Agenten und stammt nicht aus einer Messung dieser Anfrage.
Drei Schritte durch den Vorgang.
Welcher Rahmenvertrag abrufbar ist und wo seine Bestandsgrenze liegt, steht in der Auskunft des Agenten, ob das Produkt zum Bedarf passt, entscheidet das Mitglied selbst.
Abrufweg zeigen
Der Agent listet die Rahmenverträge dieser Warengruppe und nennt je Vertrag den Abrufweg. Zu jeder Angabe verweist er auf die Fundstelle im Produktkatalog.
3 Rahmenverträge, davon RV-2024-011 und RV-2025-003 mit BestandsgrenzeBestandsgrenze ausweisen
Der Agent schreibt die Antwort als Entwurf. Die Bestandsgrenze steht darin als eigener Absatz, nicht als Fußnote.
Portfolioauskunft_MP-2026-3182.pdf, 2 SeitenWas der Agent nicht tut.
Er sagt Mengen und Preise nicht verbindlich zu.
Die Bindung entsteht erst durch den Abruf des Mitglieds. Der Agent gibt den Stand aus der Vertragsdatenbank wieder.
Er beurteilt die fachliche Eignung eines Produkts nicht.
Er nennt die abrufbaren Rahmenverträge und je Vertrag die Bestandsgrenze. Ob ein Drehstuhl den Anforderungen des Arbeitsschutzes genügt, klärt das Mitglied mit seiner Fachabteilung.
Einen Vertrag, den ein Mitglied selbst geschlossen hat, kennt er nicht.
Kauft der Klinikverbund seine Bürodrehstühle über einen eigenen regionalen Vertrag und meldet ihn nicht, steht dieser Vertrag in keiner Portfolioauskunft. Der Agent antwortet aus dem, was in der Vertragsdatenbank hinterlegt ist.
Angebundene Systeme
- Mitgliederportal
- Vertragsdatenbank
- Produktkatalog
Betrieb
- BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
- VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
- Zuständige StellenEinkaufsgemeinschaft, Mitgliedsbetreuung
Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.
Wie schnell ist der Beschaffungsportfolio Agent einsatzbereit?
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Woher kommt die Angabe „50% weniger Erstkontakt-Aufwand“?
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
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