Health

KIS-Ausschreibungs Agent

Das Kernsystem ist abgekündigt, der Termin steht. Die Anforderungen liegen über die Fachbereiche verstreut.

Begleitet die Neuausschreibung des Klinikinformationssystems, Anforderungen, Verfahrensart, Fristen.

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Öffentliche Verwaltung

Vier Vorgänge, die heute am meisten Zeit kosten

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Die Anforderungen liegen vor, nur nicht an einer Stelle.

Jeder Fachbereich hat seine Wünsche schon einmal aufgeschrieben, im Lastenheft von damals, im Ticket, im Protokoll der Systemrunde. Für die Vergabeunterlage muss daraus eine widerspruchsfreie Liste werden, und parallel muss die Verfahrensart mit ihren Fristen feststehen. Beides zusammen ergibt den Vorlauf, der vor dem Abkündigungstermin liegen muss.

14FachbereicheJeder bringt eigene Anforderungen an das künftige Klinikinformationssystem mit.
3AltquellenLastenheft, Ticketsystem und Protokolle beschreiben dieselbe Sache in eigener Sprache.
1VerfahrensartAn ihr hängen Fristen, Bekanntmachung und der gesamte Zeitplan.
9 MonateVorlaufSo lange dauert die Vorbereitung bis zur Bekanntmachung, bevor der Termin drückt.

Werden die Anforderungen aus allen Quellen gebündelt und der Zeitplan an der Verfahrensart aufgehängt, sinkt die Vorbereitungszeit um 40%.

Die 40% sind die Kennzahl dieses Agenten. Vierzehn Fachbereiche und neun Monate Vorlauf beschreiben eine übliche Vergabe für ein Klinikinformationssystem, sie sind kein gemessener Wert.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Anforderungen, Verfahrensvarianten und Zeitplan legt der Agent gebündelt vor, die Wahl des Verfahrens trifft die Vergabestelle.

Anforderungen aus allen Quellen bündeln

Der Agent liest Lastenhefte, Tickets und Protokolle und legt gleiche Anforderungen zusammen. Widersprüche zwischen Fachbereichen stellt er nebeneinander.

312 Anforderungen aus 3 Quellen, 47 Dubletten zusammengefasst

Verfahrensvarianten mit Fristen gegenüberstellen

Der Agent stellt die in Frage kommenden Verfahrensarten mit ihren Fristen nebeneinander. Zu jeder Frist nennt er die Fundstelle in der Vergaberegelung.

Vergleich mit 2 Varianten, Fristendifferenz 7 Wochen

Zeitplan zur Abstimmung vorlegen

Der Agent stellt die Meilensteine rückwärts vom Abkündigungstermin auf. Die Verfahrensart wählt die Vergabestelle.

zeitplan_kis_vergabe_2026.xlsx, 11 Meilensteine, Puffer 6 Wochen

Was der Agent nicht tut.

Er wählt die Verfahrensart nicht aus.

Er stellt die Varianten mit Fristen und Fundstellen gegenüber. Die Wahl trifft die Vergabestelle.

Er bewertet keine Angebote.

Er bereitet Anforderungen und Zeitplan auf. Wertung und Zuschlag liegen beim Vergabemanagement.

Er veröffentlicht nichts.

Die Bekanntmachung bleibt ein Entwurf im Vorgang. Ausgelöst wird sie von der Vergabestelle.

Angebundene Systeme

  • Vergabemanagement
  • Ticketsystem der IT
  • Dokumentenmanagement

Betrieb

  • BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
  • VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
  • Zuständige StellenIT-Leitung, Vergabestelle, Geschäftsführung

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der KIS-Ausschreibungs Agent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 4 bis 6 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „40% weniger Vorbereitungszeit“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.

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Eingangsprüfung, Vorgang 2026/04711