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Refinanzierungs-Abgleich Agent

Die unbesetzte Stelle steht im Kostenblatt als Ersparnis. In der Verhandlung als Argument der Gegenseite.

Stellt refinanzierte Stellen der tatsächlichen Ist-Besetzung gegenüber.

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Öffentliche Verwaltung

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Drei Monate unbesetzte Stelle fallen erst auf, wenn der Kostenträger sie vorrechnet.

Die refinanzierten Stellen stehen in der Vereinbarung, die Ist-Besetzung steht im Dienstplan und in der Personalabrechnung. Beide Stände treffen sich erst, wenn das Controlling für die Verhandlung einen Auszug zieht. Bis dahin läuft die Station mit Lücke, und niemand hält fest, wie lange.

38,0refinanzierte VollkräfteSo viele weist die Vereinbarung für den Pflegebereich aus.
34,5tatsächlich besetztDer Dienstplan führt im Quartalsschnitt weniger Vollkräfte als vereinbart.
2SystemeVereinbarung und Personalabrechnung werden getrennt gepflegt und selten gegeneinander gelesen.
1Abgleich im JahrEr passiert einmal, kurz vor dem Verhandlungstermin.

Die Lücke von 3,5 Vollkräften steht jeden Monat im Abgleich statt einmal vor der Verhandlung, die Erlösverluste sinken um 45%.

Die 45% sind die Kennzahl dieses Agenten. Stellenzahl, Besetzungsstand und die Zahl der Abgleiche beschreiben einen typischen Jahresverlauf in einem Haus, sie sind kein Messwert.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Über die Nachbesetzung entscheidet die Pflegedienstleitung, der Agent stellt refinanzierte Stellen und Ist-Besetzung gegenüber und hält jede Lücke mit Bereich und Monat fest.

Vereinbarung und Dienstplan zusammenführen

Der Agent liest die refinanzierten Stellen aus der Vereinbarung und die Ist-Besetzung aus Dienstplan und Personalabrechnung. Er rechnet beide Seiten auf Vollkräfte um.

Abgleich Pflege Q2/2026, 38,0 refinanziert gegen 34,5 besetzt

Lücken je Monat nachhalten

Der Agent hält für jeden Monat fest, wie viele refinanzierte Vollkräfte tatsächlich gearbeitet haben. Jede Lücke bekommt Bereich, Monat und Dauer.

Lückenliste Q2/2026, 2 Bereiche, längste Lücke 4 Monate

Handlungsbedarf mit Fundstelle im Berichtswesen hinterlegen

Der Agent stellt die Bereiche mit der größten Differenz nach oben und nennt zu jeder Zahl die Quelle. Was daraus folgt, legen Controlling und Pflegedienstleitung fest.

refinanzierung_abgleich_Q2-2026.xlsx, 2 Bereiche mit Differenz

Was der Agent nicht tut.

Er besetzt keine Stelle nach.

Er benennt Bereich, Monat und Umfang der Lücke. Ausschreibung und Einstellung veranlasst die Pflegedienstleitung.

Er verhandelt den Pflegesatz nicht.

Er liefert die Gegenüberstellung als Grundlage. In die Verhandlung geht die Geschäftsführung mit dem Controlling.

Eine Aushilfe, die nur auf dem Stundenzettel geführt wird, zählt bei ihm nicht mit.

Sie steht weder im Dienstplan noch im Personalsystem und fehlt deshalb in den 34,5 besetzten Vollkräften. Die Pflegedienstleitung trägt sie in der Lückenliste von Hand nach.

Angebundene Systeme

  • Dienstplanung
  • Personalabrechnung
  • Controlling-Berichtswesen

Betrieb

  • BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
  • VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
  • Zuständige StellenPersonalcontrolling, Pflegedienstleitung

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der Refinanzierungs-Abgleich Agent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 4 bis 6 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „45% weniger Erlösverluste“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.

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Eingangsprüfung, Vorgang 2026/04711