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Meeting- und Doku Agent

Vier Wochen später weiß niemand mehr, warum so entschieden wurde.

Strukturiert Mitschriften, zieht To-dos heraus und macht Entscheidungen wiederfindbar.

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Eine Stunde Besprechung, danach fast eine Stunde Nachbereitung.

Während der Besprechung schreibt jeder für sich mit. Danach setzt einer das Protokoll zusammen, sucht die Zuständigen zu den Aufgaben und trägt Termine nach. Die Entscheidung steht am Ende in einem Fließtext, den beim Nachschlagen niemand durchsucht.

8TeilnehmendeJeder schreibt mit, keine zwei Mitschriften decken sich.

60 MinutenBesprechungBetriebsrunde mit Netz, Vertrieb und Abrechnung.

11AufgabenSie stehen im Text, ohne Name und ohne Termin dahinter.

55 MinutenNachbereitungProtokoll zusammensetzen, Zuständige suchen, Termine nachtragen.

Wer nach der Betriebsrunde das Protokoll schreibt, findet Gliederung, elf Aufgaben und drei Entscheidungen bereits vor sich und kommt mit 50% weniger Nachbereitungszeit aus.

Als Kennzahl sind zu diesem Agenten 50% weniger Nachbereitungszeit hinterlegt. Teilnehmerzahl, Dauer, Aufgabenmenge und Nachbereitungszeit beschreiben eine übliche Betriebsrunde und sind kein gemessener Wert.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Aus der Mitschrift zieht der Agent Gliederung, Aufgaben mit Zuständigen und Entscheidungen mit Begründung heraus, verantwortlich für eine Entscheidung bleibt, wer sie getroffen hat.

Mitschrift nach Themen gliedern

Der Agent ordnet die Mitschrift den Tagesordnungspunkten zu und trennt Diskussion vom Ergebnis. Jede Zeile behält den Zeitpunkt aus der Besprechung.

Betriebsrunde vom 12.02.2026, 6 Tagesordnungspunkte, 8 Teilnehmende

Aufgaben mit Zuständigen herausziehen

Jede Zusage im Text wird zu einer Aufgabe mit Namen und Termin. Bleibt eines von beiden offen, markiert er die Aufgabe.

11 Aufgaben, 9 mit Namen und Termin, 2 ohne Zuständige markiert

Entscheidungen auffindbar ablegen

Der Agent legt jede Entscheidung als eigenen Eintrag ab, mit Datum, Begründung und den Punkten, die dagegen sprachen. Der Eintrag verweist auf das Protokoll.

3 Entscheidungen abgelegt, Eintrag Netzentgelte 2027 mit 2 Gegenargumenten

Was der Agent nicht tut.

Er trifft in der Besprechung keine Entscheidung.

Er hält fest, was entschieden wurde und womit es begründet war. Verantwortlich bleibt, wer die Entscheidung getroffen hat.

Er verteilt keine Aufgabe von sich aus.

Die beiden Aufgaben ohne Zuständige bleiben markiert liegen. Wer sie übernimmt, legt die Besprechungsleitung fest.

Was nach der Sitzung auf dem Flur abgesprochen wird, steht in keinem Protokoll.

In der Mitschrift taucht es nicht auf, also führt er es auch nicht als Aufgabe. Es gehört auf die Tagesordnung der nächsten Runde.

Angebundene Systeme

Microsoft Teams
SharePoint
Aufgabenverwaltung

Betrieb

BetriebsmodellEU-Cloud oder Private Cloud
VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
Zuständige StellenProjektleitung, Vertrieb, Geschäftsführung

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der Meeting- und Doku Agent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud oder Private Cloud. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „50% weniger Nachbereitungszeit“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.