Anliegen und Vertrag zuordnen
Der Agent liest die eingehende Nachricht und sucht Objekt, Einheit und Mietvertrag dazu. Er ordnet das Anliegen einer der fünf Anliegenarten zu.
Anfrage MK-4471 dem Mietvertrag der Einheit 2.OG links zugeordnetDie Antwort ist schnell geschrieben. Das Suchen nach Vertrag und Zusage davor ist es nicht.
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Die Antwort ist kurz, das Zusammensuchen davor nicht.
Eine Mieteranfrage nennt selten die Vertragsnummer. Die Fachkraft sucht das Objekt im ERP, die Einheit, den Mietvertrag und den letzten Schriftwechsel in der Mieterakte, und sieht dann noch nach, ob eine Kollegin bereits geantwortet hat. Erst danach entsteht der Text, den der Mieter zu lesen bekommt.
90Anfragen je WocheSie kommen über Mieterportal, Sammeladresse und Rückrufnotiz herein.
5AnliegenartenBetriebskosten, Mangelmeldung, Kündigung, Untermiete und Zahlungsrückstand teilen den Stapel.
4Aufrufe bis zum VertragObjekt, Einheit, Mietvertrag und letzter Schriftwechsel, für jede Anfrage neu.
7 MinutenKontextsuche je AnfrageDer Antworttext selbst steht danach in gut zwei Minuten.
Auf neun Minuten je Anfrage kommen sieben Minuten Kontextsuche, und deren Wegfall macht die 60% schnellere Bearbeitung aus.
Die 60% schnellere Bearbeitung sind die Kennzahl dieses Agenten. Die 90 Anfragen je Woche und die sieben Minuten Kontextsuche beschreiben einen üblichen Montag im Servicecenter, gezählt hat sie niemand.
Drei Schritte durch den Vorgang.
Der Agent ordnet das Anliegen zu und schlägt eine Antwort vor, ob die Zusage darin so gilt, klärt die Fachkraft Mieterverwaltung.
Antwortentwurf mit Fundstellen erzeugen
Der Agent formuliert die Antwort aus Vertrag, Abrechnung und bisherigem Schriftwechsel. Jede Aussage bekommt die Fundstelle, aus der sie stammt.
Entwurf antwort_MK-4471.docx mit 3 Fundstellen aus Vertrag und BetriebskostenabrechnungVorgang dokumentiert übergeben
Der Agent legt Entwurf, Fundstellen und Anliegenart am Vorgang ab und leitet ihn in den zuständigen Postkorb. Gesendet wird nach Sichtung durch die Fachkraft Mieterverwaltung.
Vorgang MK-4471 im Postkorb Mieterverwaltung, Entwurf zur ZeichnungWas der Agent nicht tut.
Er verschickt keine Antwort selbst.
Der Entwurf bleibt am Vorgang liegen. Ob er so hinausgeht, zeichnet die Fachkraft Mieterverwaltung.
Rechtliche Auskünfte zu Kündigung oder Mietminderung gibt er nicht.
Zur Mangelmeldung aus dem Wohnpark Alte Gärtnerei hält er Sachverhalt, Datum und Vertragsstelle fest. Wie hoch eine Minderung ausfällt, beantwortet das Vertragsmanagement.
Was am Tresen oder im Treppenhaus besprochen wurde, kennt er nicht.
In seiner Historie steht, was als Nachricht, Portalmeldung oder Rückrufnotiz vorliegt. Eine Zusage, die niemand notiert hat, taucht im Entwurf nicht auf.
Angebundene Systeme
- ERP Wohnungswirtschaft
- Mieterportal
- Dokumentenmanagement
Betrieb
- BetriebsmodellEU-Cloud oder Private Cloud
- VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
- Zuständige StellenMietverwaltung, Servicecenter
Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.
Wie schnell ist der Mieterkommunikation Agent einsatzbereit?
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 4 bis 6 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
EU-Cloud oder Private Cloud. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Woher kommt die Angabe „60% schnellere Bearbeitung“?
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
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