Hotels, Hotelgruppen und Kooperationen

Gastgeber bleibt der Mensch.

Die Vorarbeit macht der Agent.

Ob Tagungsanfrage, Gästepost in der Sprache des Gastes, Bewertungen oder Dienstplan: Die Agenten lesen PMS, Bankettsoftware, Hausstandards und Postfach zusammen, nennen die Quelle und legen Angebot, Antwort oder Plan zur Freigabe vor.

Gespräch anfragen

neuland.ai HUB · Gruppen und Tagungen

und weitere Systeme

Die Kanzlei Berger & Roth fragt für den 14. bis 16. April 2027 an: 38 Einzelzimmer, ein Tagungsraum für 40 Personen, Abendessen am 15. Was können wir anbieten?

Tools selbst gewählt

Outlook · Anfrage von Berger & Rothgelesen
PMS · Verfügbarkeit 14. bis 16.04.2027gelesen
Bankettsoftware · Raumplan, Saal Rheingelesen
SharePoint · Gruppenpreise 2027gelesen

Fast alles. In der ersten Nacht sind 41 Zimmer frei, in der zweiten nur 34, weil für eine Messe 60 Zimmer optioniert sind ^[1]. Saal Rhein ist an beiden Tagen frei und fasst 40 Personen parlamentarisch ^[2]. Ab 25 Zimmern gilt die Gruppenrate von 129 € im Einzelzimmer, die Tagungspauschale liegt bei 69 € je Person und Tag ^[3]. In der zweiten Nacht fehlen damit vier Zimmer: Der Entwurf bietet 34 fest an und vier auf Warteliste.

[1]Verfügbarkeit 14. bis 16.04.2027 · 41 und 34 Zimmer frei
[2]Saal Rhein · 40 Personen parlamentarisch
[3]Gruppenpreise 2027 · ab 25 Zimmern

Bitte das Angebot mit Option bis zum 1. März entwerfen.

SharePoint · Tagungsbedingungen 2027gelesen
Outlook · Angebot an Berger & RothEntwurf

Der Entwurf steht: 38 Zimmer in der ersten Nacht, 34 in der zweiten und vier auf Warteliste, Saal Rhein, Tagungspauschale, Abendessen am 15.04., Option bis 01.03.2027 und die Stornostaffel aus Ihren Tagungsbedingungen ^[1]. Das Kontingent im PMS legt der Agent nicht an; das macht Ihr Bankettbüro, wenn das Angebot hinausgeht.

[1]Tagungsbedingungen 2027 · Option und Stornostaffel

Angebot an die Kanzlei

Entwurf

An: Berger & Roth
Betreff: Ihre Tagung vom 14. bis 16.04.2027
Zimmer: 38 und 34, vier auf Warteliste
Option: bis 01.03.2027

Wartet auf Freigabe des BankettbürosFreigeben

Warum jetzt: Tempo verkauft, Stunden kosten

Die Anfrage ist schnell geschrieben. Die Antwort dauert.

Wer zuerst ein vollständiges Angebot schickt, schließt öfter ab. Und jede Stunde Vorarbeit kostet heute deutlich mehr als vor drei Jahren.

79,2 %der Hotels in Deutschland bearbeiten Tagungsanfragen von Hand. Automatisiert sind es knapp 5 %.IHA-Umfrage MICE, Juni 2025
60 %Abschlussquote, wenn die Antwort auf eine Tagungsanfrage binnen 30 Minuten kommt. Nach 24 Stunden sind es 44 %.VenueSuite MICE Benchmark 2025
+34,4 %Arbeitskosten im Gastgewerbe seit Januar 2022. Jede Stunde Vorarbeit kostet entsprechend mehr.DEHOGA, September 2025

Was daraus folgt

Gastfreundschaft lässt sich nicht delegieren.

Die Zuarbeit davor schon.

Gastfreundschaft lässt sich nicht delegieren.

Die Zuarbeit davor schon.

Nicht die Entscheidung ist der Engpass, sondern das Zusammentragen aus PMS, Postfach und Ordnern. Genau das übernimmt der Agent, um drei Uhr nachts so gründlich wie um elf Uhr vormittags.

Weitere Fälle aus dem Hotelalltag

Agenten für Etage, Einkauf, Einarbeitung und Bankett.

Die Vorarbeit ist erledigt, bevor die Schicht beginnt.

Zum Beispiel Zimmerstatus, Lieferantenrechnung, Hausstandard oder Bankettmappe: Jeder Agent liest die passende Quelle und nennt sie.

Etage

Etage und Hausdame

Etage

Aus Zimmerstatus, Abreisen und Sonderwünschen legt ein Agent jeden Morgen die Reihenfolge für die Etagenteams vor: Frühanreisen zuerst, Bleibegäste nach Absprache. Verteilt wird von der Hausdame.

Einkauf

Rahmenvertrags-Abruf Agent

Einkauf

Der Rahmenvertrags-Abruf Agent gleicht Lieferantenrechnungen mit den Konditionen Ihrer Einkaufskooperation ab und markiert jede Position über dem Vertragspreis, bevor bezahlt wird.

Einarbeitung

Wissensmanagement Agent

Einarbeitung

Hausstandards, Checklisten und Markenvorgaben sind in jeder Sprache abfragbar. Neue Mitarbeitende finden die Antwort selbst, statt dreimal nachzufragen.

Bankett

Bankett und Küche

Bankett

Aus Rezepturen und Menüplan entsteht die Allergenkennzeichnung für jede Bankettmappe. Fehlt eine Rezeptur, steht das in der Mappe statt eines geratenen Werts.

Etage

Etage und Hausdame

Aus Zimmerstatus, Abreisen und Sonderwünschen legt ein Agent jeden Morgen die Reihenfolge für die Etagenteams vor: Frühanreisen zuerst, Bleibegäste nach Absprache. Verteilt wird von der Hausdame.

Einkauf

Rahmenvertrags-Abruf Agent

Der Rahmenvertrags-Abruf Agent gleicht Lieferantenrechnungen mit den Konditionen Ihrer Einkaufskooperation ab und markiert jede Position über dem Vertragspreis, bevor bezahlt wird.

Einarbeitung

Wissensmanagement Agent

Hausstandards, Checklisten und Markenvorgaben sind in jeder Sprache abfragbar. Neue Mitarbeitende finden die Antwort selbst, statt dreimal nachzufragen.

Bankett

Bankett und Küche

Aus Rezepturen und Menüplan entsteht die Allergenkennzeichnung für jede Bankettmappe. Fehlt eine Rezeptur, steht das in der Mappe statt eines geratenen Werts.

Etage

Etage und Hausdame

Aus Zimmerstatus, Abreisen und Sonderwünschen legt ein Agent jeden Morgen die Reihenfolge für die Etagenteams vor: Frühanreisen zuerst, Bleibegäste nach Absprache. Verteilt wird von der Hausdame.

Einkauf

Rahmenvertrags-Abruf Agent

Der Rahmenvertrags-Abruf Agent gleicht Lieferantenrechnungen mit den Konditionen Ihrer Einkaufskooperation ab und markiert jede Position über dem Vertragspreis, bevor bezahlt wird.

Einarbeitung

Wissensmanagement Agent

Hausstandards, Checklisten und Markenvorgaben sind in jeder Sprache abfragbar. Neue Mitarbeitende finden die Antwort selbst, statt dreimal nachzufragen.

Bankett

Bankett und Küche

Aus Rezepturen und Menüplan entsteht die Allergenkennzeichnung für jede Bankettmappe. Fehlt eine Rezeptur, steht das in der Mappe statt eines geratenen Werts.

Beispiel · Von der Anfrage bis zur Bankettmappe

Eine Tagung ändert sich bis zum letzten Tag.

Der Agent arbeitet immer mit dem jüngsten Stand.

Bei der Tagung der Kanzlei Berger & Roth gibt es in sechs Monaten vier Stände. Der Agent liest sie in der Reihenfolge, in der sie eingehen, und gleicht jeden gegen Kontingent und Raumplan ab.

Oktober · Anfrage

Die Anfrage kommt als Freitext per Mail. Der Agent liest Zeitraum, Zimmerzahl, Raum und Wünsche heraus und prüft sie gegen Verfügbarkeit und Raumplan, bevor jemand das Angebot schreibt.

Dezember · Option

Das Angebot ist angenommen, das Bankettbüro hat das Kontingent angelegt: 38 und 34 Zimmer, Option bis 1. März. Eine Automatisierung erinnert zwei Wochen vor dem Abruftermin an die Rooming List.

März · Rooming List

Die Rooming List kommt mit 36 Einträgen, ein Name steht doppelt. Belegt sind also 35 Zimmer. Der Agent markiert die Dopplung und die drei freien Zimmer und entwirft die Rückfrage an die Kanzlei.

April · Bankettmappe

Zehn Tage vorher entsteht die Bankettmappe für Küche, Service und Technik: Raum, Bestuhlung, Zeiten, Menü mit Allergenen. Freigegeben wird im Bankettbüro.

Oktober · Anfrage

Die Anfrage kommt als Freitext per Mail. Der Agent liest Zeitraum, Zimmerzahl, Raum und Wünsche heraus und prüft sie gegen Verfügbarkeit und Raumplan, bevor jemand das Angebot schreibt.

Dezember · Option

Das Angebot ist angenommen, das Bankettbüro hat das Kontingent angelegt: 38 und 34 Zimmer, Option bis 1. März. Eine Automatisierung erinnert zwei Wochen vor dem Abruftermin an die Rooming List.

März · Rooming List

Die Rooming List kommt mit 36 Einträgen, ein Name steht doppelt. Belegt sind also 35 Zimmer. Der Agent markiert die Dopplung und die drei freien Zimmer und entwirft die Rückfrage an die Kanzlei.

April · Bankettmappe

Zehn Tage vorher entsteht die Bankettmappe für Küche, Service und Technik: Raum, Bestuhlung, Zeiten, Menü mit Allergenen. Freigegeben wird im Bankettbüro.

Oktober · Anfrage

Die Anfrage kommt als Freitext per Mail. Der Agent liest Zeitraum, Zimmerzahl, Raum und Wünsche heraus und prüft sie gegen Verfügbarkeit und Raumplan, bevor jemand das Angebot schreibt.

Dezember · Option

Das Angebot ist angenommen, das Bankettbüro hat das Kontingent angelegt: 38 und 34 Zimmer, Option bis 1. März. Eine Automatisierung erinnert zwei Wochen vor dem Abruftermin an die Rooming List.

März · Rooming List

Die Rooming List kommt mit 36 Einträgen, ein Name steht doppelt. Belegt sind also 35 Zimmer. Der Agent markiert die Dopplung und die drei freien Zimmer und entwirft die Rückfrage an die Kanzlei.

April · Bankettmappe

Zehn Tage vorher entsteht die Bankettmappe für Küche, Service und Technik: Raum, Bestuhlung, Zeiten, Menü mit Allergenen. Freigegeben wird im Bankettbüro.

Für Einzelhaus, Hotelgruppe und Kooperation

Jedes Haus bleibt für sich.

Auch im selben neuland.ai HUB.

Admins trennen Häuser, Marken und Rollen; jedes Team sieht nur, was es für seine Arbeit braucht.

Häuser

Je Haus getrennt

In Gruppen und Kooperationen bekommt jedes Haus eigene Rechte. Agenten und Hausstandards entstehen einmal zentral und werden dann an die Häuser verteilt.

Rollen

Je Team

Was die Rezeption sieht, sieht die Buchhaltung nicht, und umgekehrt. Welche Systeme ein Agent lesen oder beschreiben darf, wird je Agent festgelegt.

Protokoll

Lückenlos

Jede Anfrage und jede Ausgabe steht im Protokoll, nachlesbar für Datenschutz und Revision.

Nachweise

ISO 27001, AVV

ISMS nach ISO 27001, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) liegen vor.

Alle Nachweise zum Herunterladen im Trust Center.

Angebunden statt ersetzt

Ihr PMS bleibt, wie es ist.

Der Agent liest es mit.

Fertige Konnektoren gibt es etwa für SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams und SQL-Datenbanken. Ihr PMS, die Bankettsoftware und das Bewertungstool binden wir als Zusatzleistung über API und MCP an.

Daten aus PMS, Bankettsoftware, Bewertungstool, SharePoint usw. fließen über den neuland.ai HUB zu Outlook, Microsoft Teams, PMS usw.

Was Hoteldirektion und Eigentümer fragen

Acht Antworten vor dem Start.

Vom PMS bis zum Betriebsrat.

Acht Antworten vor dem Start.

Vom PMS bis zum Betriebsrat.

Ersetzt der neuland.ai HUB unser PMS oder den Channel Manager?

Nein. PMS, Channel Manager und Revenue-Tool bleiben, wie sie sind. Der neuland.ai HUB liest aus diesen Systemen mit den Rechten der jeweiligen Rolle und legt Angebote, Antworten und Pläne vor. Ein Systemwechsel ist dafür nicht nötig.

Ersetzt der neuland.ai HUB unser PMS oder den Channel Manager?

Darf ein Agent Preise ändern oder Zimmer vergeben?

Lesende Schritte laufen frei, jede schreibende Aktion wartet auf das OK eines Menschen. Welche Systeme ein Agent lesen oder beschreiben darf, legen Sie je Agent fest. Raten, Optionen und Zimmerzuteilung bleiben bei Revenue, Reservierung und Rezeption.

Darf ein Agent Preise ändern oder Zimmer vergeben?

Wo liegen die Gästedaten?

In EU-Rechenzentren oder On-Premise in Ihrer eigenen Infrastruktur. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, das ISMS nach ISO 27001 und die technischen und organisatorischen Maßnahmen liegen vor. Verarbeitungsverzeichnis und Freigabe der Anwendungsfälle bleiben Aufgabe Ihres Hauses.

Wo liegen die Gästedaten?

Schreibt der Agent in der Sprache des Gastes?

Ja. Der Agent liest Anfragen in der Sprache des Gastes und entwirft die Antwort in derselben Sprache; Ihre Hausstandards fragen Mitarbeitende in ihrer eigenen Sprache ab. Hinaus geht jede Antwort erst nach Durchsicht durch Ihr Team.

Schreibt der Agent in der Sprache des Gastes?

Was gilt für Dienstplanung, Betriebsrat und KI-Verordnung?

Dienstplanung berührt Arbeitszeit und Mitbestimmung; beziehen Sie den Betriebsrat früh ein. Der neuland.ai HUB arbeitet mit Berechtigungen je Rolle, Zugriffe werden protokolliert, damit Ergebnisse nachvollziehbar sind. Welche Rollen welche Protokolle auswerten dürfen, legen Sie vor dem Start gemeinsam mit Betriebsrat und Datenschutz fest. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, die KI einsetzen.

Was gilt für Dienstplanung, Betriebsrat und KI-Verordnung?

Können Hotelgruppen jedes Haus getrennt führen?

Ja. Jedes Haus ist ein eigener Rechteraum, Teams sehen nur ihr Haus. Agenten und Hausstandards entstehen einmal zentral und werden dann an die Häuser verteilt, statt dass jedes Haus eigene Wege geht.

Können Hotelgruppen jedes Haus getrennt führen?

Wie fangen wir an?

Mit einem Haus und zwei Anwendungsfällen, die täglich anfallen, etwa Gästeanfragen und Bewertungen. Unser Customer Success Team richtet die Nutzung an diesen echten Abläufen aus und entwickelt mit Ihnen den Onboarding-Plan. Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, zum Beispiel Bearbeitungszeit je Anfrage oder Antwortquote auf Bewertungen. Was im ersten Haus trägt, geht danach in die übrigen Häuser.

Wie fangen wir an?

Was kostet der neuland.ai HUB?

Es gibt zwei Pakete, Business bis 500 Nutzer und Enterprise ohne Grenze, dazu eine einmalige Onboarding-Gebühr. Das Angebot erstellen wir nach Ihrem Anwendungsfall, Details in der Preisübersicht.

Was kostet der neuland.ai HUB?

Es gibt zwei Pakete, Business bis 500 Nutzer und Enterprise ohne Grenze, dazu eine einmalige Onboarding-Gebühr. Das Angebot erstellen wir nach Ihrem Anwendungsfall, Details in der Preisübersicht.

Testen Sie es an einer echten Anfrage.

Wir zeigen Ihnen live, was der Agent daraus macht.

Sie bringen eine Anfrage aus Ihrem Postfach mit, auf Wunsch mit Ihren eigenen Daten unter AVV.

Gespräch anfragen

Nach Ihrer Anfrage

Sie wählen eine echte Anfrage aus Ihrem Postfach

Der Agent bereitet vor Ihren Augen das Angebot aus Verfügbarkeit, Raumplan und Preisrahmen vor

Sie erfahren, welche Anbindung Ihr PMS braucht