Bestand durchsuchbar machen
Der Agent liest DMS, Gremiensystem und Projektarchiv in einem Zug. Beschlüsse, Gutachten und Vergabeunterlagen verknüpft er über den Standortbezug.
3 Ablagen, 11 Treffer aus 8 JahrenDie Antwort auf die Beiratsfrage liegt im Haus. Beide Wege dorthin kennt genau eine Person.
Macht Beschlüsse, Gutachten, Projektakten und Vergabeunterlagen aus Jahren abfragbar, mit Fundstelle.
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Elf Fundstellen für eine Beiratsfrage, verteilt auf drei Ablagen.
Eine Frage aus dem Gremium betrifft einen Standort mit acht Jahren Vorgeschichte. Die Antwort liegt im Haus, verteilt auf DMS, Gremiensystem und Projektarchiv, und wird für jede Anfrage neu zusammengesucht.
1Frage aus dem BeiratDer Beirat fragt, welche Beschlüsse es zum Standort Nordring gibt.
2019Protokoll im GremiensystemDer tragende Beschluss steht in einer Niederschrift von 2019, das Gutachten dazu im DMS und die Vergabeunterlagen im Projektarchiv.
1Endbericht im LaufwerkDer Endbericht liegt nur auf einem Abteilungslaufwerk, und die beiden, die den Vorgang begleitet haben, sind nicht mehr im Haus.
11Fundstellen in der AntwortDer Agent trägt die 11 Dokumente aus den angebundenen Ablagen zusammen und setzt zu jeder Aussage Aktenzeichen und Datum.
Die Geschäftsstelle antwortet dem Beirat mit bis zu 60% weniger Suchaufwand, weil die elf Fundstellen aus drei Ablagen samt Aktenzeichen schon beisammenliegen.
Die Kette beschreibt eine Standortanfrage aus dem Gremium an eine Geschäftsstelle. Die Prozentangabe ist die Kennzahl aus dem Steckbrief dieses Agenten und nicht an dieser Anfrage gemessen.
Drei Schritte durch den Vorgang.
Ob ein Beschluss von 2019 heute noch gilt, sagt die Fachkraft; der Agent zeigt, wo er im eigenen Bestand steht.
Mit Fundstelle antworten
Der Agent beantwortet die Frage und nennt zu jeder Aussage das Dokument. Aktenzeichen und Datum stehen dabei.
Beschluss BV-2019-247 vom 12.11.2019Wissen verstetigen
Der Agent legt das Rechercheergebnis als Notiz zum Vorgang ab. Die nächste Frage zum Standort beginnt damit nicht bei null.
Rechercheergebnis_Nordring.md mit 11 FundstellenWas der Agent nicht tut.
Vor dem Beirat vertritt er die Antwort nicht.
Er legt die 11 Fundstellen mit Aktenzeichen und Datum der Geschäftsstelle vor. Was aus dem Haus in das Gremium geht, zeichnet die Amtsleitung.
Welche Beschlusslage heute trägt, beurteilt er nicht.
Zu BV-2019-247 nennt er Datum, Gremium und Aktenzeichen. Ob spätere Beschlüsse ihn überholt haben, klärt das Rechtsamt.
Er liest keine Dokumente ohne Textebene.
Das jüngste Dokument zum Standort Nordring liegt als Scan ohne Textebene im Projektarchiv. Der Agent nennt es mit Aktenzeichen und Ablageort und weist es im Ergebnis als Lücke aus.
Angebundene Systeme
- Dokumentenmanagement
- Ratsinformationssystem
- Projektarchiv
Betrieb
- BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
- VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
- Zuständige StellenGeschäftsstelle, Projektbüro, Archiv
Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.
Wie schnell ist der Programm-Wissensarchiv Agent einsatzbereit?
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Woher kommt die Angabe „bis zu 60% weniger Suchaufwand“?
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
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- Wissensmanagement Agentbis zu 60%weniger SuchaufwandIntranet, Fachabteilungen
- Bürgerkommunikation Agentbis zu 65%weniger BearbeitungszeitBürgerbüro, Servicecenter, Frontoffice
- Bürgerlotse Agentbis zu 60%weniger First-Level-AnfragenBürgerbüro, Servicecenter, Poststelle
- Antragsprüfung Agent60 bis 75%Zeitersparnis pro FallSozialamt, Bürgeramt, Leistungsstellen
- Gewerbe- und Marktzulassung Agent45%weniger RückfragenGewerbeamt, Marktverwaltung
- Intake Agentbis zu 70%weniger manueller Routing-AufwandPoststelle, Servicecenter
