Verwaltung

Wissensmanagement Agent

Zur Dienstanweisung liegen zwei Fassungen im Intranet. Beide sehen gültig aus.

Strukturiert internes Wissen und macht Richtlinien intelligent durchsuchbar.

Agent öffnen

Öffentliche Verwaltung

Vier Vorgänge, die heute am meisten Zeit kosten

DE-Rechenzentrum

Agent

Nachricht eingeben …

In Deutschland entwickelt · EU-Betrieb

In Deutschland entwickelt · Betrieb in der EU oder im eigenen Haus

Gemeinsam umgesetzt mit

Souveränes Hosting in Deutschland, single-tenant ab dem ersten Nutzer.

Recht, Steuern und Compliance für den rechtssicheren Einsatz.

Beratung und Umsetzung für die öffentliche Hand, vom KI-Readiness-Assessment an.

Bei der Dienstreisegenehmigung liegen zwei Fassungen parallel im Bestand.

Eine Fachkraft sucht die Regel zur Dienstreisegenehmigung. Sie findet zwei Fassungen, fragt im Sachgebiet nach und fragt danach noch einmal nach.

1Frage nach der DienstanweisungEine Fachkraft sucht die geltende Regel zur Dienstreise.

2Fassungen im IntranetIntranet und Laufwerk führen die Dienstanweisung in zwei Ständen.

1Rückfrage bei der KolleginDie Kollegin am Nachbartisch sucht dieselbe Fassung noch einmal.

0Auskunft ohne FundstelleDie Antwort geht ohne Pfad und ohne Stand weiter, die nächste Suche beginnt von vorn.

Kommt die Antwort mit Pfad und Stand aus dem angebundenen Bestand, sinkt der Suchaufwand um bis zu 60%, und die Rückfrage am Nachbartisch entfällt.

Bis zu 60% weniger Suchaufwand ist die hinterlegte Kennzahl. Die Frage zur Dienstreise steht beispielhaft für die Suchen, die sich im Haus wiederholen.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Welches Dokument eine Frage beantwortet und wo es liegt, zeigt der Agent. Ob eine Auslegung im Einzelfall trägt, bleibt Sache der Fachkraft.

Dokumente strukturieren

Der Agent sichtet den angebundenen Bestand. Er ordnet jedes Dokument nach Art, Sachgebiet und Stand ein.

Bestand aus vier Laufwerken, 3.400 Dateien, davon 62 Dienstanweisungen

Im Kontext suchen

Der Agent beantwortet die Frage aus den gefundenen Stellen. Zu jeder Antwort nennt er Dateipfad und Stand des Dokuments.

Trefferliste mit 5 Fundstellen, jede mit Pfad und Datum

Wissen verknüpfen

Der Agent verbindet die Regel mit den Formularen, die dazu gehören. Wo ein Verweis fehlt, weist er darauf hin.

Verweisliste zu DA 04/2023 mit drei Formularen im Intranet

Was der Agent nicht tut.

Er schreibt keine Dienstanweisung.

Er findet und verknüpft, was im Haus liegt. Neue Regeln setzt die Amtsleitung.

Er legt eine Regel nicht aus.

Er zitiert den Wortlaut mit Pfad und Stand. Was der Satz für den vorliegenden Vorgang bedeutet, beurteilt die Fachkraft.

Er findet keine Regel, die nur auf Papier existiert.

Eine Dienstanweisung, die als Ausdruck im Ordner der Sachgebietsleitung liegt und nie ins Intranet gestellt wurde, taucht in keiner Trefferliste auf. Er durchsucht die vier angebundenen Laufwerke und das Intranet-CMS.

Angebundene Systeme

Intranet-CMS
Dokumentenmanagementsystem
Ortsrechtssammlung

Betrieb

BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
Zuständige StellenIntranet, Fachabteilungen

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der Wissensmanagement Agent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „bis zu 60% weniger Suchaufwand“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.