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Projektsteuerung Agent

Jede Projektleitung meldet im eigenen Format. Die Arbeit steckt im Zusammentragen.

Unterstützt Projektportfolios mit strukturierter Status- und Risikoanalyse.

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Recht, Steuern und Compliance für den rechtssicheren Einsatz.

Beratung und Umsetzung für die öffentliche Hand, vom KI-Readiness-Assessment an.

Ein verschobener Meilenstein erzeugt vor allem Abstimmung.

Eine Projektleitung meldet den Baubeginn zwei Monate später. Bis das im Dezernatsbericht steht, haben Projektbüro und Fachabteilung den Stand zweimal neu zusammengetragen.

1verschobener MeilensteinDie Projektleitung meldet den Baubeginn für Projekt 2024-11 zwei Monate später.

2BerichteProjektbericht und Dezernatsvorlage sind zu diesem Zeitpunkt geschrieben und führen den alten Termin.

2NachfragenDas Projektbüro fragt in der Fachabteilung nach, die Fachabteilung bei der Projektleitung.

1veraltete PortfolioübersichtBis die Antwort zurück ist, geht die Übersicht mit dem Stand der Vorwoche in die Dezernatsrunde.

Ein Stichtag für alle 17 Meldungen nimmt 35% des Abstimmungsaufwands heraus, weil die Dezernatsrunde den Stand nicht mehr nachfragen muss.

35% weniger Abstimmungsaufwand ist die hinterlegte Kennzahl. Der verschobene Meilenstein ist ein Beispiel aus einem laufenden Portfolio und keine Auswertung.

Drei Schritte durch den Vorgang.

Über den Fortgang eines Projekts befindet das Dezernat. Der Agent zeigt vorher, welche Projekte vom Plan abweichen und was die Projektleitungen dazu gemeldet haben.

Status konsolidieren

Der Agent liest die Meldungen aus den Projekten. Er führt sie auf einen Stichtag zusammen und benennt Lücken.

17 Projektmeldungen aus drei Ämtern, Stand KW 34

Risiken benennen

Der Agent vergleicht Meilensteine und Mittelabfluss mit dem Plan. Er hebt hervor, wo ein Risiko ohne Gegenmaßnahme steht.

Risikoliste mit 6 Einträgen, davon 2 ohne Gegenmaßnahme

Entscheidungsbriefing schreiben

Der Agent schreibt die Kurzfassung für die Runde. Jeder Punkt nennt das Projekt, die Abweichung und die offene Frage.

Briefing dezernat_iv_kw34.docx, 2 Seiten mit 3 Entscheidungspunkten

Was der Agent nicht tut.

Er priorisiert das Portfolio nicht.

Welches Projekt Mittel und Personal bekommt, entscheidet das Dezernat.

Er beurteilt nicht, ob ein Risiko das Projekt trägt.

Er stellt die Meldung neben den Plan und zeigt, wo eine Gegenmaßnahme fehlt. Die fachliche Einschätzung gibt die Projektleitung.

Ein mündlich verschobener Termin erreicht ihn nicht.

Nennt eine Projektleitung den neuen Baubeginn im Jour fixe und trägt ihn im Projektportal nicht nach, steht im Briefing für die Dezernatsrunde weiter der alte Termin.

Angebundene Systeme

Projektmanagementsystem
Haushalts- und Kassenverfahren
Ratsinformationssystem

Betrieb

BetriebsmodellEU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise
VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
Zuständige StellenProjektbüro, Dezernat

Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.

Wie schnell ist der Projektsteuerung Agent einsatzbereit?

In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 6 bis 8 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

EU-Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.

Woher kommt die Angabe „35% weniger Abstimmungsaufwand“?

Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.