Umlageklausel des Vertrags auswerten
Der Agent liest die Klausel des Einzelvertrags samt Nachträgen und listet die dort benannten Kostenarten. Verweise auf Anlagen löst er auf.
Mietvertrag MV-9350, Klausel 12.2 und Nachtrag 2 ausgewertetJeder Vertrag regelt die Umlage anders. Der Katalog aus dem Wohnraum trägt hier nicht.
Prüft Umlagefähigkeit nach dem Wortlaut des einzelnen Vertrags statt nach Katalog.
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Die Umlagefähigkeit steht in der Klausel, nicht in der Kostenart.
Für die Abrechnung wird jede Kostenart gegen die Umlageklausel des einzelnen Vertrags gehalten. Bei 26 Mietverhältnissen im Objekt sind das 26 verschiedene Klauseln, von denen einige auf Anlagen und Nachträge verweisen. Wer im Vorjahr eine Position falsch umgelegt hat, legt sie ohne erneute Prüfung wieder so um.
26MietverhältnisseIm Objekt laufen 26 Gewerbemietverträge mit jeweils eigener Umlageklausel.
18KostenartenVon Aufzug bis Winterdienst steht jede Position einzeln zur Prüfung an.
468EinzelprüfungenJede Kostenart trifft auf jede Klausel, das ergibt 468 Prüfungen je Abrechnungslauf.
3NachträgeDrei Verträge verweisen auf einen Nachtrag, der die Klausel später geändert hat.
Aus 468 Einzelprüfungen gegen den Wortlaut statt gegen die Vorjahresliste folgen 55% weniger Abrechnungsfehler.
Zu diesem Agenten gehört die Kennzahl 55% weniger Abrechnungsfehler. Die 26 Mietverhältnisse und die 18 Kostenarten sind ein üblicher Zuschnitt für ein Gewerbeobjekt, ein erhobener Wert ist das nicht.
Drei Schritte durch den Vorgang.
Die Umlageklausel des einzelnen Vertrags liest der Agent Wort für Wort, über die Angemessenheit der Kosten urteilt die Mieterverwaltung.
Kostenarten gegen die Klausel halten
Jede Position des Abrechnungslaufs stellt der Agent dem Klauseltext gegenüber. Positionen ohne Deckung im Wortlaut markiert er mit Fundstelle.
18 Kostenarten geprüft, 2 ohne Deckung, Verwaltungskosten und DachinstandsetzungAbweichungen mit Klauseltext belegen
Der Agent stellt die markierten Positionen mit Klauseltext und Seitenzahl in einer Prüfliste zusammen. Die Mieterverwaltung befindet über die Umlage.
pruefliste_umlage_MV-9350.xlsx, 2 markierte Positionen mit FundstelleWas der Agent nicht tut.
Den Versand der fertigen Abrechnung an den Mieter löst er nicht aus.
Er legt die Prüfliste mit Klauseltext und Seitenzahl an den Vertrag und meldet die zwei Positionen ohne Deckung. Ob das Abrechnungsschreiben so hinausgeht und wann, entscheidet die Mieterverwaltung.
Zur Wirksamkeit einer Klausel äußert er sich nicht.
Er zitiert den Wortlaut und vermerkt, dass die Position streitig sein kann. Die rechtliche Bewertung holt das Vertragsmanagement ein.
Die Abrechnung selbst stellt er nicht auf.
Die Beträge je Kostenart und ihre Verteilung auf die Mietflächen rechnet die Mietenbuchhaltung im Abrechnungslauf. Von ihm kommt dazu nur die Auskunft, welche Position der Wortlaut der Klausel deckt und welche offen bleibt.
Angebundene Systeme
- Immobilienverwaltungssoftware
- Vertragsakte
- Mietenbuchhaltung
Betrieb
- BetriebsmodellEU-Cloud oder Private Cloud
- VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
- Zuständige StellenKaufmännisches Objektmanagement, Nebenkostenabrechnung
Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.
Wie schnell ist der Nebenkosten-Umlage Agent einsatzbereit?
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 4 bis 6 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
EU-Cloud oder Private Cloud. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Woher kommt die Angabe „55% weniger Abrechnungsfehler“?
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
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