Mappe gegen die Nachweisliste prüfen
Der Agent öffnet jedes Dokument der Bewerbung und ordnet es der geforderten Nachweisart zu. Jede Position, die offen bleibt, benennt er mit Namen.
Bewerbung B-2026-0937, 6 von 7 Nachweisarten zugeordnetDie vollständige Mappe kostet einmal Zeit. Die unvollständige kostet sie zweimal.
Automatisiert Bewerbungs- und Zulassungsprozesse strukturiert.
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Bei 480 Bewerbungen entscheidet die Sichtung über den Zeitplan, nicht die Auswahl.
Die Mappen kommen über das Bewerbungsportal, die Zeugnisse als Scan, die Sprachnachweise als Foto. Jedes Dokument wird geöffnet, der geforderten Nachweisart zugeordnet und in die Felder des Campus-Management-Systems übertragen. Fehlt ein Blatt, geht die Mappe in die Wiedervorlage und wird nach dem Nachreichen noch einmal von vorn gesichtet.
480BewerbungenZum Wintersemester gehen 480 Mappen im Studierendensekretariat ein.
7Nachweisarten je MappeZeugnis, Sprachnachweis, Praktikumsbeleg und vier weitere Positionen.
14Felder im Campus-SystemNoten, Fristen und Vorbildung werden von Hand aus den Nachweisen abgetippt.
112Mappen mit LückeFast jede vierte Mappe kommt unvollständig und läuft die Strecke ein zweites Mal.
Sieben Nachweisarten und vierzehn Felder je Mappe gehen einmal nach demselben Raster durch, und die 112 Mappen mit Lücke kommen kein zweites Mal zurück: 50% schnellere Bearbeitung.
Die 50% schnellere Bearbeitung sind die Kennzahl dieses Agenten. Gezählt hat die Mappen mit Lücke niemand, die 112 sind ein angenommener Anteil an den 480 Eingängen eines Wintersemesters.
Drei Schritte durch den Vorgang.
Der Agent prüft die Bewerbungsmappe auf Vollständigkeit und legt die belegten Werte zur Übernahme vor, eingetragen und zugelassen wird von der Fachkraft Zulassung.
Zeugniswerte als Übernahmevorschlag aufbereiten
Der Agent liest Noten, Fristen und Vorbildung aus Zeugnis und Nachweisen und stellt zu jedem Feld des Campus-Management-Systems einen Wert bereit. Zu jedem Vorschlag steht die Fundstelle im Dokument.
14 Feldvorschläge mit Fundstelle, Note 2,3 aus Zeugnis Seite 1Zulassungsentwurf mit Fundstellen vorlegen
Der Agent fasst Prüfpunkte, Fundstellen und offene Positionen zu einem Entwurf zusammen und legt ihn in die Bewerbungsakte. Die Fachkraft Zulassung geht auf dieser Grundlage in die Auswahl.
zulassungsentwurf_b_2026_0937.docx, 4 Seiten, 12 PrüfpunkteWas der Agent nicht tut.
Er bucht keinen Wert im Campus-Management-System.
Er legt die 14 Feldvorschläge mit Fundstelle und den Zulassungsentwurf mit Prüfpunkten vor. Eingetragen werden die Werte von der Fachkraft Zulassung, und sie zeichnet auch Zulassung oder Ablehnung.
Ausländische Zeugnisse bewertet er nicht.
Er stellt die Angaben aus dem Zeugnis neben die Anforderung des Studiengangs und markiert, was nicht zusammenpasst. Ob ein Abschluss trägt, klärt das Studierendensekretariat.
Ein beglaubigtes Zeugnis am Schalter kennt er erst nach dem Scan.
Bringt eine bewerbende Person das Blatt persönlich vorbei, führt er die Position zu B-2026-0937 weiter als offen. Sichtbar wird sie, sobald der Scan in der Bewerbungsakte liegt.
Angebundene Systeme
- Campus-Management-System
- Bewerbungsportal
- Dokumentenablage
Betrieb
- BetriebsmodellEU-Cloud oder Private Cloud
- VerarbeitungDSGVO-konform, kein Modelltraining mit Ihren Daten
- Zuständige StellenStudierendensekretariat, Admissions
Die Fragen, die vor dem ersten Gespräch kommen.
Wie schnell ist der Studierendenaufnahme Agent einsatzbereit?
In der Regel steht ein Pilot innerhalb von 4 bis 6 Wochen auf Ihren eigenen Daten. Der Agent wird dabei an Ihre bestehenden Systeme angebunden, nicht als Parallelwelt betrieben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
EU-Cloud oder Private Cloud. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform; Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Details im Trust Center.
Woher kommt die Angabe „50% schnellere Bearbeitung“?
Das ist ein Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten und Prozess-Benchmarks, keine Zusage. Den für Sie realistischen Effekt ermitteln wir im Assessment vor dem Piloten.
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- Anerkennungs Agent55%schnellere BearbeitungPrüfungsamt, International Office
- Studierenden-Lotse Agentbis zu 60%weniger First-Level-AnfragenStudierendensekretariat, Studienberatung
- Akkreditierungs-Vorprüfung Agent50%weniger NachbesserungenQualitätsmanagement, Studiendekanat
